Politique de protection des données personnelles
Mise à jour le 02 novembre 2026
Introduction
La présente politique a pour objet de décrire, en toute transparence, les règles de mise en œuvre des traitements de données à caractère personnel réalisés par Matoutils, d’encadrer la conformité de ces traitements et de garantir le respect des droits des personnes concernées.
Elle s’applique à l’ensemble des canaux par lesquels nous entrons en relation avec vous : le site matoutils.sn, l’application mobile Matoutils, le téléphone, le courrier électronique, la conversation en ligne et l’accueil dans nos locaux. Elle couvre également les traitements réalisés dans notre outil interne de gestion commerciale, qui centralise les commandes, les devis, les réclamations, la facturation et les livraisons, quel que soit le canal par lequel votre demande nous est parvenue.
Les textes de référence sont la loi n° 2008-12 du 25 janvier 2008 sur la protection des données à caractère personnel, son décret d’application n° 2008-721 du 30 juin 2008, la loi n° 2008-08 du 25 janvier 2008 sur les transactions électroniques et la loi n° 2008-11 du 25 janvier 2008 sur la cybercriminalité. Matoutils s’appuie en outre, à titre de bonne pratique et sans que cela emporte reconnaissance de son applicabilité, sur les standards issus du Règlement (UE) 2016/679 dit « RGPD ».
Définitions
| Terme | Définition retenue |
|---|---|
| Donnée à caractère personnel | Toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement. |
| Traitement | Toute opération portant sur des données personnelles : collecte, enregistrement, conservation, consultation, utilisation, communication, effacement. |
| Personne concernée | La personne physique à laquelle se rapportent les données : client, prospect, appelant, visiteur du site, utilisateur de l’application. |
| Responsable du traitement | La personne qui détermine les finalités et les moyens du traitement — en l’espèce, Matoutils. |
| Sous-traitant | Le prestataire qui traite des données pour le compte de Matoutils et sur ses seules instructions. |
| CDP | Commission de protection des données personnelles, autorité de contrôle instituée par la loi n° 2008-12. |
1. Le responsable du traitement
1.1 Identité et coordonnées
Le site matoutils.sn, l’application mobile Matoutils et l’activité de vente sont exploités par Matoutils, [forme sociale] au capital de [montant] F CFA, immatriculée au registre du commerce et du crédit mobilier de [ville] sous le numéro [n° RCCM], titulaire du NINEA n° [n° NINEA], dont le siège social est situé Fass Delorme, Rue FA 04, Dakar (Sénégal).
| Coordonnée | Valeur |
|---|---|
| Adresse postale | Matoutils — Fass Delorme, Rue FA 04, Dakar, Sénégal |
| Téléphone | +221 33 822 84 31 — +221 77 757 51 51 |
| Adresse électronique générale | contact@mat-outils.com |
| Représentant légal | [nom et qualité du représentant légal] |
2. Pourquoi utilisons-nous vos données personnelles ?
Chaque traitement répond à une finalité déterminée, explicite et légitime, et les données collectées sont limitées à ce qui est nécessaire au regard de cette finalité, conformément aux articles 33 à 35 de la loi n° 2008-12.
2.1 Traitements liés à la relation commerciale
| Finalité | Ce que nous faisons | Fondement (art. 33) |
|---|---|---|
| Réponse à vos appels téléphoniques | Enregistrement de votre demande, qualification de l’appel (commande, information, devis, réclamation) et orientation vers le service compétent. | Mesures précontractuelles et exécution du contrat |
| Suivi et rappel des appels non aboutis | Journalisation des appels reçus, émis et non décrochés afin de vous rappeler et de ne perdre aucune demande. | Intérêt légitime de Matoutils à traiter les demandes reçues |
| Création et gestion de votre compte client | Ouverture du compte, authentification, favoris, historique de commandes. | Exécution du contrat |
| Gestion des commandes, y compris sans compte | Enregistrement, préparation, suivi et retours. Les commandes peuvent être passées en tant qu’invité, sans création de compte. | Exécution du contrat |
| Établissement des devis | Chiffrage de votre demande, édition et envoi du devis, relance. | Mesures précontractuelles |
| Facturation et obligations comptables | Édition des factures et des bons de livraison, conservation des pièces justificatives. | Obligation légale |
| Encaissement et paiement | Paiement en ligne, paiement à la livraison en espèces, suivi des encaissements en caisse. | Exécution du contrat |
| Suivi des créances et recouvrement | Identification des factures non soldées, calcul du reste dû et de son ancienneté, relances. | Exécution du contrat et intérêt légitime au recouvrement |
| Organisation des livraisons | Programmation des tournées par axe et par région, remise du colis, appel du client à l’approche. | Exécution du contrat |
| Traitement des réclamations | Ouverture d’une fiche problème, instruction, escalade éventuelle à la direction, suivi jusqu’à résolution. | Exécution du contrat et obligations de garantie |
| Sourcing des produits indisponibles | Enregistrement de votre demande portant sur un article absent du catalogue afin de vous recontacter. | Mesures précontractuelles |
| Service après-vente | Réponse à vos demandes par téléphone, courriel, formulaire ou conversation en ligne. | Exécution du contrat |
| Gestion des contentieux | Constatation, exercice ou défense d’un droit en justice. | Intérêt légitime de Matoutils |
2.2 Traitements reposant sur votre consentement
| Finalité | Ce que nous faisons | Fondement |
|---|---|---|
| Lettre d’information et prospection par courriel | Envoi des nouveautés, promotions et conseils chantier. | Consentement préalable (art. 47) |
| Relance commerciale par téléphone | Rappel des personnes ayant manifesté un intérêt et n’ayant pas donné suite. | Consentement, ou intérêt légitime pour les demandes en cours |
| Notifications sur l’application mobile | Envoi d’annonces et d’informations sur votre commande via votre téléphone. | Consentement exprimé lors de l’activation des notifications |
| Publication de votre avis sur un produit | Collecte, modération et publication de votre note et de votre commentaire. | Consentement |
| Mesure d’audience du site | Statistiques de fréquentation au moyen de Google Analytics. | Consentement (art. 61) |
2.3 Traitements liés à la sécurité
| Finalité | Ce que nous faisons | Fondement |
|---|---|---|
| Protection des formulaires contre les robots | Analyse automatisée du comportement de navigation au moyen du service Google reCAPTCHA v3, qui attribue à chaque requête un score et refuse celles considérées comme automatisées. | Obligation de sécurité (art. 71) |
| Sécurité des comptes et du back-office | Journalisation des connexions et des opérations d’administration, détection des accès anormaux, sauvegardes. | Obligation de sécurité (art. 71) |
Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans que ce retrait remette en cause la licéité des opérations réalisées avant celui-ci.
3. Quelles données collectons-nous, et par quel canal ?
3.1 Données que vous nous communiquez
| Canal | Données collectées | Champs obligatoires |
|---|---|---|
| Appel téléphonique | Votre numéro de téléphone, la date, l’heure, le sens et la durée de l’appel, le collaborateur qui vous a répondu, la qualification donnée à l’appel et les commentaires saisis par l’opérateur. | Aucun : ces données résultent de l’appel lui-même |
| Commande prise par téléphone | Nom et prénom, téléphone, adresse électronique (facultative), mode de réception (sur place ou livraison), région et adresse de livraison, articles et montants, commentaires d’appel, précisions de livraison. | Nom, téléphone, mode de réception |
| Création de compte sur le site | Nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone, mot de passe (conservé sous forme chiffrée non réversible). | Tous |
| Commande sur le site, avec ou sans compte | Identité, coordonnées, adresse de livraison et de facturation, type d’habitation, région, contenu du panier, montants. | Tous |
| Demande de devis | Identité, coordonnées, nature du besoin, articles souhaités, montants proposés. | Nom et téléphone |
| Réclamation | Identité ou numéro de téléphone, commande concernée, description du problème, suites données. | Identification du réclamant |
| Formulaire de contact | Nom, adresse électronique, téléphone, objet et contenu du message. | Nom et adresse électronique |
| Conversation en ligne | Identité déclarée, contenu de la conversation. | Aucun |
| Lettre d’information | Adresse électronique. | Adresse électronique |
| Avis produit | Nom ou pseudonyme d’affichage, note, commentaire. | Note |
| Application mobile | Identifiant technique de votre appareil permettant l’envoi des notifications, et le cas échéant votre compte client. | Aucun |
Conformément aux points 4 et 5 de l’article 58 de la loi n° 2008-12, le caractère obligatoire ou facultatif de chaque réponse vous est indiqué au moment de la collecte. À défaut, nous ne serons pas en mesure de traiter votre commande ou votre demande.
3.2 Lorsque vous nous appelez
Les appels reçus et émis sur les téléphones de nos commerciaux sont enregistrés dans notre outil de gestion sous la forme d’une fiche comportant votre numéro, l’horodatage, la durée et le sens de l’appel, ainsi que le collaborateur concerné. Cette fiche est ensuite qualifiée : commande, demande d’informations, demande de devis ou réclamation.
[Matoutils ne procède à aucun enregistrement sonore du contenu de vos conversations téléphoniques.] Seules les informations utiles au traitement de votre demande sont saisies par l’opérateur. Lorsque vous appelez depuis un numéro masqué, aucun numéro n’est enregistré.
3.3 Données collectées automatiquement
Lors de votre navigation sur le site, sont enregistrés votre adresse IP, la date et l’heure de connexion, les pages consultées, le type de terminal et de navigateur ainsi que des identifiants de session. Ces données servent au fonctionnement et à la sécurité du service et, lorsque vous y consentez, à la mesure d’audience. Les traceurs concernés sont décrits dans notre politique relative aux cookies.
3.4 Données obtenues indirectement
Nous pouvons recevoir des informations relatives à l’exécution de votre commande de la part de notre prestataire de paiement (statut de la transaction) et de nos livreurs (statut de la livraison, incident constaté). Lorsqu’un tiers commande pour votre compte ou fait livrer à votre adresse, nous recevons de lui vos coordonnées de livraison.
3.5 Données que nous ne collectons pas
Matoutils ne collecte aucune donnée révélant l’origine raciale, ethnique ou régionale, la filiation, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l’appartenance syndicale, la vie sexuelle, les données génétiques ou les données de santé, dont le traitement est interdit par l’article 40 de la loi n° 2008-12. Nous vous invitons à ne communiquer aucune donnée de cette nature, ni par téléphone, ni dans les zones de commentaire du site.
Matoutils ne conserve aucune donnée de carte bancaire : les paiements en ligne sont intégralement traités par notre prestataire de paiement.
4. Qui accède à vos données ?
4.1 Au sein de Matoutils
L’accès à notre outil de gestion est nominatif et organisé par profil. Chaque collaborateur n’accède qu’aux informations nécessaires à ses fonctions :
| Profil | Accès |
|---|---|
| Direction | Vue d’ensemble de l’activité, pilotage, performance. |
| Commercial | Appels, demandes d’informations, devis, réclamations, commandes. |
| Chargé de facturation | Commandes à facturer, factures, devis. |
| Logistique | Livraisons, tournées, stock, approvisionnement. |
| Livreur | Sa tournée du jour et les coordonnées nécessaires à la remise du colis. |
| Digital | Catalogue, avis, contenus et communications de la boutique. |
| Administrateur | Configuration de la plateforme et gestion des comptes. |
4.2 Nos prestataires
Vos données ne font l’objet d’aucune cession, location ou échange à des fins commerciales. Elles sont susceptibles d’être transmises aux prestataires suivants, qui agissent exclusivement sur nos instructions et sont tenus à une obligation de confidentialité, conformément à l’article 70 de la loi n° 2008-12 :
| Prestataire | Rôle | Données concernées | Pays |
|---|---|---|---|
| PayDunya | Encaissement des paiements en ligne : Orange Money, Wave, Free Money et carte bancaire. | Identité, montant, référence de transaction | Sénégal |
| Google (reCAPTCHA v3) | Protection des formulaires publics contre les envois automatisés. | Adresse IP, données de navigation et d’interaction | États-Unis |
| Google (Analytics GA4) | Mesure d’audience du site, sous réserve de votre consentement. | Identifiants de traceurs, données de navigation | États-Unis |
| [Mailchimp] | [Gestion des inscriptions à la lettre d’information — service prévu, non actif à ce jour.] | Adresse électronique | États-Unis |
| [Firebase (Google)] | [Envoi des notifications de l’application mobile — service prévu, non actif à ce jour.] | Identifiant technique de l’appareil | États-Unis |
| Serveur de messagerie mat-outils.com | Envoi des courriels de confirmation de commande, d’expédition et d’alerte. | Adresse électronique, contenu du message | [à confirmer] |
| Transporteurs et livreurs | Acheminement et remise des colis à Dakar et en régions. | Identité, adresse, téléphone | Sénégal |
| [Cabinet comptable] | Tenue de la comptabilité et établissement des déclarations fiscales. | Données de facturation | Sénégal |
Nos images, documents, factures et bons de livraison sont stockés sur une infrastructure exploitée par Matoutils, sans recours à un service de stockage tiers.
Vos données peuvent enfin être communiquées aux administrations, juridictions et autorités habilitées, sur réquisition ou dans le cadre d’une obligation légale.
6. Combien de temps conservons-nous vos données ?
Conformément à l’article 35 de la loi n° 2008-12, vos données sont conservées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités poursuivies.
| Catégorie | Durée en base active | Sort à l’issue |
|---|---|---|
| Compte client | Durée de la relation commerciale, puis 3 ans après le dernier contact | Suppression après information préalable |
| Commandes, factures, bons de livraison et pièces comptables | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice | Archivage puis suppression |
| Fiches d’appel et journal des appels | 12 mois à compter de l’appel, ou durée de la relation commerciale si l’appel a donné lieu à une commande | Suppression |
| Demandes d’informations non converties | 12 mois à compter du dernier contact | Suppression |
| Devis non convertis | 12 mois à compter de l’émission | Suppression |
| Réclamations | 2 ans après clôture, ou durée de la garantie si elle est plus longue | Suppression |
| Créances | Jusqu’au règlement complet, puis durée de conservation des pièces comptables | Archivage |
| Prospects et inscrits à la lettre d’information | 3 ans après le dernier contact ou jusqu’au retrait du consentement | Suppression |
| Preuve du consentement à la prospection | Durée de l’inscription, puis 5 ans | Suppression |
| Conversations du service client | 2 ans après clôture | Suppression |
| Avis produits | Durée de commercialisation du produit, au maximum 3 ans | Dépublication puis suppression |
| Journaux de connexion et traces techniques | 6 à 12 mois | Suppression |
| Traceurs et choix exprimé sur les cookies | 13 mois pour les traceurs, 6 mois pour votre choix | Expiration automatique |
| Identifiant d’appareil pour les notifications | Jusqu’à la désinstallation de l’application ou la désactivation des notifications | Suppression |
| Demandes d’exercice des droits | 3 ans; copie du titre d’identité : 1 an | Suppression |
7. Sécurité de vos données
En sa qualité de responsable du traitement, Matoutils prend, conformément à l’article 71 de la loi n° 2008-12, toute précaution utile au regard de la nature des données pour empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès.
- chiffrement des échanges entre votre navigateur et nos services au moyen du protocole HTTPS ;
- stockage des mots de passe sous forme chiffrée non réversible ;
- accès au back-office par comptes nominatifs et profils d’habilitation distincts selon les fonctions ;
- chiffrement au stockage des clés d’accès aux services de nos prestataires ;
- protection des formulaires publics contre les envois automatisés ;
- journalisation des accès et des opérations d’administration ;
- sauvegardes régulières et tests de restauration ;
- engagement de confidentialité signé par les collaborateurs et les prestataires ;
- procédure interne de détection et de traitement des incidents de sécurité.
En cas d’incident susceptible d’affecter la confidentialité de vos données, Matoutils s’engage à en informer la Commission de protection des données personnelles ainsi que les personnes concernées lorsque l’incident est de nature à porter atteinte à leurs droits.
8. Vos droits
8.1 Les droits dont vous disposez
| Droit | Portée | Fondement |
|---|---|---|
| Droit à l’information | Être informé, au plus tard lors de la collecte, de l’identité du responsable, des finalités, des destinataires, du caractère obligatoire des réponses, des durées de conservation et des transferts envisagés. | Art. 58 |
| Droit d’accès | Savoir si des données vous concernant sont traitées et connaître ces données, leurs finalités, leurs destinataires et leur origine — y compris les fiches d’appel vous concernant. | Art. 62 |
| Droit d’obtenir une copie | Recevoir une copie des données vous concernant. Les copies supplémentaires peuvent être subordonnées au paiement d’une somme n’excédant pas le coût de la reproduction. | Art. 63 |
| Droit de rectification | Faire rectifier, compléter ou mettre à jour des données inexactes, incomplètes ou périmées. | Art. 58 et 63 |
| Droit d’opposition | Vous opposer, pour des motifs légitimes, à un traitement, et vous opposer sans motif à la prospection commerciale, y compris téléphonique. | Art. 68 |
| Droit de ne plus figurer dans le fichier | Demander à ne plus figurer sur notre fichier, sous réserve des données dont la conservation est imposée par la loi. | Art. 58, 6° |
| Retrait du consentement | Retirer à tout moment votre consentement à la lettre d’information, aux notifications, aux traceurs ou à la publication d’un avis. | Art. 33 et 47 |
| Réclamation | Saisir la Commission de protection des données personnelles. | Loi n° 2008-12 |
| Précision utile La loi sénégalaise ne consacre pas de droit à la portabilité ni de droit à l’effacement autonome comparables aux articles 17 et 20 du RGPD. Matoutils s’engage néanmoins, à titre de bonne pratique commerciale, à donner suite à toute demande de suppression, sous réserve des données dont la conservation est légalement obligatoire. |
8.2 Comment exercer vos droits
- par courriel à support@mat-outils.com;
- par téléphone au +221 33 822 84 31, votre demande étant alors confirmée par écrit ;
- par courrier à Matoutils — Correspondant protection des données, Fass Delorme, Rue FA 04, Dakar ;
- depuis votre espace client, pour la mise à jour de vos coordonnées ;
- en cliquant sur le lien de désinscription figurant en bas de chacun de nos courriels commerciaux ;
- en demandant à votre interlocuteur, au cours d’un appel, de ne plus être rappelé.
8.3 Instruction de votre demande
Votre demande doit être formulée par écrit, quel qu’en soit le support, et vous devez justifier de votre identité. En cas de doute raisonnable, nous pourrons vous demander des informations complémentaires, y compris la copie d’un titre d’identité. Nous nous engageons à vous répondre dans un délai de [trente] jours à compter de la réception de votre demande complète.
8.4 Réclamation auprès de la CDP
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission de protection des données personnelles, 34 Sicap Mermoz VDN Lot B, BP 25528 Dakar Fann — contactcdp@cdp.sn.
9. Application mobile
L’application mobile Matoutils vous permet de consulter le catalogue, de passer commande et de suivre vos livraisons. Elle peut vous adresser des notifications si vous les avez activées. À cette fin, un identifiant technique propre à votre appareil est enregistré ; il ne permet pas de vous identifier directement et il est supprimé lorsque vous désactivez les notifications ou désinstallez l’application. Vous pouvez à tout moment désactiver les notifications depuis les réglages de votre téléphone.
11. Cookies et autres traceurs
Le site utilise des traceurs, notamment des cookies, dont certains sont déposés par Google au titre de la mesure d’audience et de la protection contre les robots. Leur nature, leur finalité, leur durée et les modalités selon lesquelles vous pouvez les accepter ou les refuser sont détaillées dans notre politique relative aux cookies et autres traceurs, accessible depuis le pied de page du site.
12. Modification de la présente politique
Matoutils est susceptible de modifier la présente politique pour tenir compte de l’évolution de ses services, de ses outils ou de la réglementation. Toute modification substantielle vous sera signalée par une mention visible sur le site et, le cas échéant, par courriel.
13. Nous contacter
- Courriel : support@mat-outils.com;
- Téléphone : +221 33 822 84 31
- Adresse : Matoutils, Fass Delorme, Rue FA 04, Dakar, Sénégal